Wstęp
Spencer Stuart dokłada wszelkich starań, aby chronić prywatność Pani/Pana danych osobowych. Niniejszy dokument zawiera skrócony opis naszej polityki dotyczącej gromadzenia, wykorzystywania i przekazywania Pani/Pana danych osobowych, środków bezpieczeństwa stosowanych przez Spencer Stuart w ramach ochrony tych danych oraz praw przysługujących Pani/Panu w tym zakresie.
Informacje, które gromadzimy
Spencer Stuart jest firmą zajmującą się doradztwem w zakresie oceny przywództwa oraz w zakresie poszukiwana osób na stanowiska kierownicze; w celu świadczenia tych usług Spencer Stuart gromadzi, wykorzystuje i przechowuje różne niezbędne dane osobowe.
Dane gromadzone przy poszukiwaniu osób na stanowiska kierownicze
Jeśli jest Pani/Pan potencjalnym kandydatem na stanowisko kierownicze, na które prowadzimy poszukiwania, kategorie gromadzonych przez nas danych osobowych mogą obejmować: dane kontaktowe (e-mail, adres, numer telefonu), przebieg kariery zawodowej, przebieg edukacji, aktywność społeczną, szczegóły dotyczące wynagrodzenia (o ile obowiązujące przepisy prawne zezwalają na ich podawanie), doświadczenie zawodowe, języki, zdjęcia, indywidualne kompetencje i preferencje, cechy osobowości oraz charakteru, profil zawodowy, kompetencje do sprawowania funkcji kierowniczych, notatki z rozmowy kwalifikacyjnej (jeśli mają zastosowanie), dane identyfikacyjne (stan cywilny, płeć, obywatelstwo) oraz historię kontaktów. Niniejsze dane mogą zostać uzyskane bezpośrednio od Pani/Pana, za pośrednictwem publicznie dostępnych źródeł lub od osób trzecich, np. źródeł/osób udzielających referencji, Pani/Pana profilu zawodowego w mediach społecznościowych, wiadomości oraz naszych podwykonawców zajmujących się weryfikacją między innymi historii zatrudnienia i statusu akademickiego.
Jedną z zasad Spencer Stuart jest niepozyskiwanie informacji szczególnie chronionych, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to ustawowo wymagane do celów rekrutacji. Odradzamy udzielania informacji o takim charakterze, jeśli nie będzie to konieczne.
Dane dotyczące doradztwa w zakresie oceny przywództwa
Jeśli uczestniczy Pani/Pan w badaniu indywidualnego stylu (Individual Style Profile) lub jest Pani/Pan poddawana(-y) ocenie w ramach świadczonych usług, możemy gromadzić takie informacje, jak Pani/Pana imię, nazwisko i adres e-mail, informacje na temat stylu kulturowego, kwalifikacji, doświadczenia zawodowego, szczegóły dotyczące Pani/Pana zatrudnienia, zakresu obowiązków, Pani/Pana profesjonalnych poglądów i opinii, a także inne informacje i odpowiedzi udzielane przez Panią/Pana podczas procesu oceny i rozmów kwalifikacyjnych. Podawanie dodatkowych danych osobowych, takich jak wiek, płeć i pochodzenie etniczne jest dobrowolne i nie wpływa na wyniki ocen.
Dane dotyczące osób udzielających referencji lub źródeł
Jeśli jest Pani/Pan osobą, która udziela osobistych referencji lub informacji zwrotnych na temat kandydata (w zależności od sytuacji zostanie Pani/Pan zaklasyfikowany(-a) jako osoba udzielająca referencji lub tzw. ‘źródło’), możemy gromadzić i przetwarzać Pani/Pana dane kontaktowe, określone informacje zawodowe (np. tytuł, zawód, kwalifikacje lub historię zatrudnienia) oraz Pani/Pana powiązanie z kandydatem. Informacje te możemy uzyskiwać bezpośrednio od Pani/Pana, od kandydata lub z publicznie dostępnych źródeł. Wspomniane informacje będziemy wykorzystywać do zbierania danych na temat odpowiedniego potencjalnego kandydata, np. Pani/Pana powiązania z potencjalnymi kandydatami, doświadczenia w kontaktach z nimi oraz opinii o nich. Żadne dostarczone przez Panią/Pana referencje lub informacje zwrotne na temat kandydata nie będą przypisywane bezpośrednio Pani/Panu, jeśli zostaną udostępnione osobom trzecim. Możemy również wykorzystywać Pani/Pana dane kontaktowe do kontaktowania się z Panią/Panem w sprawie naszych usług, które naszym zdaniem mogą Panią/Pana zainteresować.
Dane dotyczące klientów i dostawców
Jeśli jest Pani/Pan klientem lub dostawcą Spencer Stuart, będziemy gromadzić i wykorzystywać informacje o Pani/Pana spółce i osobach zatrudnionych w niej w celu wywiązania się ze swoich obowiązków względem Pani/Pana oraz w celu rozwijania naszej współpracy biznesowej. Gromadzone dane będą z reguły obejmować Pani/Pana dane kontaktowe (np. imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, tytuł zawodowy i historia działalności dotycząca naszych usług).
Miejsce przechowywania danych osobowych – wiążące zasady korporacyjne
Gromadzone dane osobowe są przechowywane w globalnej bazie danych stanowiącej własność Spencer Stuart, która jest dostępna we wszystkich biurach Spencer Stuart na całym świecie. Pełna lista naszych biur znajduje się na naszej stronie internetowej (www.spencerstuart.com/global-locations). Aby zagwarantować stosowanie odpowiednich zabezpieczeń w celu ochrony Pani/Pana danych osobowych, oprócz praktyk ochrony prywatności określonych w niniejszej polityce prywatności, firma Spencer Stuart ustaliła zbiór wiążących zasad korporacyjnych zatwierdzony przez szereg organów regulacyjnych ds. ochrony prywatności w Unii Europejskiej. Wspomniane wiążące zasady korporacyjne stanowią zobowiązanie Spencer Stuart do odpowiedniej ochrony przetwarzanych przez nas danych osobowych kandydatów i osób poddanych ocenie bez względu na to, gdzie dane są przechowywane. Pełny egzemplarz wiążących zasad korporacyjnych jest dostępny tutaj.
W celu uzyskania dodatkowych informacji na temat wiążących zasad korporacyjnych, prosimy o wysłanie wiadomość e-mail do Spencer Stuart na adres: privacy@spencerstuart.com.
Jak wykorzystujemy dane osobowe
Nie będziemy przetwarzać Pani/Pana danych osobowych w sposób niezgodny z treścią niniejszej Polityki Prywatności oraz dołożymy wszelkich starań, aby dane były dokładne, kompletne, aktualne oraz wiarygodne dla celów, jakim mają służyć.
Dane dotyczące kandydatów i oceny
Dane są wykorzystywane w toku zwykłej działalności w celu świadczenia naszych usług na rzecz klientów. Mogą to być m.in. ocena Pani/Pana przydatności na stanowiska kierownicze oraz stanowiska w radach nadzorczych, przedstawianie Pani/Pana jako potencjalnego kandydata potencjalnym pracodawcom (klientom Spencer Stuart), kontaktowanie się z Panią/Panem w celu wykonania określonego zadania (poszukiwanie osób na stanowisko kierownicze lub ocena) lub weryfikacja danych w Pani/Pana profilu.
Pani/Pana dane osobowe mogą być także udostępniane osobom trzecim angażowanym przez nas do świadczenia takich usług, jak weryfikacja statusu akademickiego lub ścieżki zawodowej oraz zdarzeń z przeszłości w zakresie, w jakim wykonywane czynności sprawdzające będą właściwe i zgodne z przepisami prawa miejscowego. Dostęp do Pani/Pana danych będą mogli mieć również zewnętrzni kontrahenci, świadczący dla nas usługi przechowywania dokumentów, którzy są zobligowani do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych oraz z niniejszą Polityką Prywatności. Pani/Pana dane osobowe mogą być także udostępniane osobom udzielającym referencji lub tzw. ‘źródłom’ w celu uzyskania dodatkowych informacji na Pani/Pana temat, abyśmy mogli przekazać dokładniejszy profil naszym klientom.
Ponadto, Pani/Pana informacje mogą również być udostępniane w razie konieczności właściwym organom ścigania, organom regulacyjnym, organom państwowym lub sądom w celu egzekwowania naszych ustawowych uprawnień, ochrony Pani/Pana interesów lub na mocy obowiązującego prawa.
Dane dotyczące osób udzielających referencji lub tzw. ‘źródeł’
Gromadzone dane będziemy wykorzystywać do uzyskiwania informacji na temat Pani/Pana doświadczenia w kontaktach z określonym lub potencjalnym kandydatem oraz opinii na jego temat. Jeśli kandydat przekaże nam Pani/Pana dane, jako osoby udzielającej referencji, możemy udostępnić Pani/Pana dane kontaktowe naszym klientom, aby umożliwić im ocenę przydatności kandydata na określone stanowisko. Referencje, opinie lub informacje zwrotne przekazywane przez Panią/Pana, jako osobę udzielającą referencji lub tzw. ‘źródło’ nie będą w żadnym wypadku przypisywane bezpośrednio Pani/Panu, jeśli zostaną udostępnione klientowi. Możemy również wykorzystywać Pani/Pana dane kontaktowe do kontaktowania się z Panią/Panem w sprawie naszych usług, które naszym zdaniem mogą Panią/Pana zainteresować.
Dane dotyczące klientów i dostawców
Gromadzone dane będą wykorzystywane w kontekście świadczenia naszych lub Pani/Pana usług. Możemy również wykorzystywać dane do innych celów biznesowych, w tym analizy danych, analizy porównawczej i celów statystycznych. Możemy również wykorzystywać gromadzone dane kontaktowe do kontaktowania się z Panią/Panem w sprawie naszych usług, które naszym zdaniem mogą Panią/Pana zainteresować.
Kapitał intelektualny
Co jakiś czas będziemy kontaktować się z Panią/Panem, aby udostępniać nasze materiały firmowe i wiedzę ekspercką, jeśli uznamy, że mogą one Panią/Pana zainteresować lub odnosić się do funkcji pełnionej przez Panią/Pana w organizacji. Może Pani/Pan w dowolnym momencie zgłosić chęć rezygnacji z otrzymywania tych materiałów.
Organizacja imprez
Co jakiś czas możemy wysyłać Pani/Panu zaproszenia na imprezy branżowe lub związane z Pani/Pana stanowiskiem, np. na kolację lub imprezę charytatywną. Może Pani/Pan w dowolnym momencie zgłosić chęć rezygnacji z otrzymywania tych zaproszeń.
Podstawa prawna przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
Podstawa prawna gromadzenia i wykorzystywania przez Spencer Stuart danych osobowych opisanych w niniejszej polityce będzie uzależniona od uzyskanych danych osobowych oraz kontekstu ich uzyskania.
Będziemy przetwarzać podstawowe dane osobowe od Pani/Pana, takie jak dane kontaktowe (imię i nazwisko, adres, e-mail, numer telefonu), informacje, które zazwyczaj zostałyby umieszczone w życiorysie (przebieg edukacji, przebieg zatrudnienia, doświadczenie zawodowe, historię wynagrodzeń, jeśli zezwalają na to przepisy prawa miejscowego), kompetencje, a także dodatkowe informacje, które pomogą nam powiązać Panią/Pana z aktualnie prowadzonym przez nas projektem rekrutacyjnym (np. zainteresowania zawodowe lub otwartość na relokację w inne miejsce), lub dane uzyskane przez nas w kontekście usług doradztwa z zakresu oceny przywództwa na podstawie uzasadnionych interesów, pod warunkiem że przetwarzanie takich informacji nie narusza Pani/Pana własnych interesów prywatności ani Pani/Pana praw i wolności wynikających z przepisów prawnych.
Po przejściu do kolejnych etapów procesu rekrutacji poprosimy Panią/Pana o podpisanie formularza zgody na dalsze czynności przetwarzania, jak np. dodatkowe informacje na temat Pani/Pana doświadczenia zawodowego, informacje podane przez Panią/Pana podczas rozmów kwalifikacyjnych, informacje uzyskane poprzez stosowanie naszych własnych technik i narzędzi oceny, wrażliwe informacje osobowe (jeśli zdecyduje się Pani/Pan dobrowolnie je udostępnić), a także każdą wiedzę przekazywaną przez nas naszym klientom.
W razie konieczności uzyskania dalszych informacji dotyczących podstawy prawnej, na podstawie której przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe, prosimy o kontakt pod adresem:privacy@spencerstuart.com.
Bezpieczeństwo i integralność danych
W celu zapobiegania nieautoryzowanemu dostępowi, utrzymywania dokładności danych oraz zapewnienia prawidłowego wykorzystywania informacji, firma Spencer Stuart wdrożyła odpowiednie procedury prawne, fizyczne, techniczne oraz procedury bezpieczeństwa w ramach ochrony poufności oraz zabezpieczenia gromadzonych danych osobowych, a także niedopuszczenia do przypadkowej utraty, nieautoryzowanego dostępu lub niedozwolonego przetwarzania. Wspomniane środki będą weryfikowane wraz z upływem czasu i aktualizowane pod kątem zgodności z innowacjami prawnymi i technologicznymi.
Przechowywanie
Spencer Stuart będzie przechowywać Pani/Pana dane osobowe tak długo, jak będą one potrzebne do celów, dla których są gromadzone i wykorzystywane. Przy przechowywaniu Pani/Pana danych będziemy kierować się następującymi kryteriami:
- Będziemy przechowywać dane osobowe przez cały okres utrzymywania aktywnej współpracy z Panią/Panem;
-
Po ustaniu naszej współpracy Pani/Pana dane osobowe mogą być wciąż przydatne do naszych bieżących lub przyszłych uzasadnionych celów biznesowych – np. możemy być zobowiązani do przechowywania określonych danych osobowych w swojej dokumentacji biznesowej, jeśli jest Pani/Pan finalnym kandydatem zatrudnionym przez naszego klienta w związku z prowadzonym przez nas procesem rekrutacyjnym lub abyśmy mogli ustalić lub wyegzekwować swoje ustawowe prawa bądź też ich bronić;
- Określone dane mogą być przechowywane obowiązkowo, aby wykazać, że spełniamy wymogi i wywiązaliśmy się z zobowiązań wobec naszych klientów lub abyśmy wciąż mogli wywiązywać się z zobowiązań po wykonaniu określonego zadania na rzecz naszych klientów.
Pani/Pana prawa
Przysługuje Pani/Panu prawo do wglądu, usuwania, poprawiania, aktualizowania lub uzupełniania swoich danych osobowych, żądania przekazania Pani/Pana danych osobowych do osoby trzeciej lub żądania zaniechania dalszych kontaktów ze strony Spencer Stuart. Dodatkowo, przysługuje Pani/Panu prawo do niewyrażenia zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych, poproszenia nas o ograniczenie przetwarzania Pani/Pana danych osobowych, zażądania przekazania Pani/Pana danych osobowych do osoby trzeciej lub wycofania swojej zgody w dowolnym momencie. W przypadku zamiaru skorzystania z któregoś z powyższych praw, prosimy o kontakt pod adresem: privacy@spencerstuart.com.
Jeśli poprosi nas Pani/Pan o usunięcie swoich danych osobowych z naszej bazy danych, prosimy pamiętać, że możemy wciąż przechowywać minimalną ilość danych osobowych dotyczących Pani/Pana osoby, aby nie dopuścić do dalszych kontaktów, zarejestrować Pani/Pana życzenie dotyczące usunięcia danych oraz prowadzić ewidencję danych ujawnianych naszym klientom.
Ponadto, jeśli gromadziliśmy i przetwarzaliśmy Pani/Pana dane osobowe na podstawie Pani/Pana zgody, możliwe jest wycofanie zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie będzie mieć wpływu na przetwarzanie dokonywane przed wycofaniem ani też nie będzie mieć wpływu na przetwarzanie zgodne z prawnie dopuszczalnymi podstawami innymi niż zgoda.
Przysługuje Pani/Panu również prawo do wniesienia skargi do właściwego organu ds. ochrony danych w Pani/Pana jurysdykcji w sprawie gromadzenia i wykorzystywania przez nas Pani/Pana danych osobowych. Aby uzyskać dalsze informacje na temat złożenia skargi, należy kontaktować się z lokalnym organem ds. ochrony danych.
Istotne zmiany w polityce prywatności
Spencer Stuart zastrzega sobie prawo do modyfikowania lub zmiany Polityki Prywatności w dowolnym momencie i z dowolnej przyczyny. Jeśli w Polityce Prywatności nastąpią istotne zmiany, zamieścimy je tutaj i podejmiemy odpowiednie środki, aby powiadomić Panią/Pana na bieżąco. Zachęcamy do okresowego sprawdzania niniejszej Polityki Prywatności, aby nie przegapić istotnych zmian.
Jeśli ma Pani/Pan jakieś pytania w sprawie swoich danych osobowych, prosimy o wysłanie wiadomości do Spencer Stuart e-mailem na adres: privacy@spencerstuart.com.