はじめに
スペンサースチュアートは、ご利用者の個人情報を保護することに尽力します。本ポリシーは、ご利用者の個人情報の収集・使用・転送に関する弊社の方針および当該個人情報とそれに関する権利を保護するために講ずる対策をまとめたものです。
収集する情報
スペンサースチュアートは、リーダーシップ・コンサルティングや、エグゼクティブ・サーチを行う会社であり、これらのサービスを提供するために必要かつ様々な個人情報を収集・使用・保管します。
エグゼクティブ・サーチデータ
弊社は、エグゼクティブ・サーチにおいてリーダー候補者の方から次の種類の個人情報を収集します。連絡先情報（電子メールアドレス、住所、電話番号）、職歴、学歴、社会活動、報酬の詳細（適用法令によって認められる場合）、専門的経験、言語、写真、個人的な能力および嗜好、人格、性格特性、職業スタイルプロフィール、役員としての能力、面接メモ（もしあれば）、個人を特定する情報（婚姻状況、性別、国籍）、接触履歴。弊社は、これらのデータを本人から直接取得し、また、公に使用可能な情報源または第三者の情報源や身元照会先、職業ネットワークのプロフィール、ニュース記事、弊社指定の身元調査会社から取得します。
スペンサースチュアートのポリシーでは、正当な人材獲得の目的がない限り、個人的機密情報を詮索しません。また弊社は、候補者が必要がある場合にのみこの機密情報を提供することを推奨しています。
リーダーシップ・コンサルティングデータ
弊社は、弊社の個人スタイルプロフィールまたは弊社サービスの一環として、アセスメントの参加者から氏名、電子メールアドレス、文化的背景、資格、職業経験、雇用関係や仕事上の職責、職業に対する見解や意見等の情報ならびにその他査定や面接を評価するための情報および回答を収集します。年齢、性別、民族等の追加的な個人情報の提供は本人の自由意志によります。また、これがアセスメントの結果に影響を及ぼすことはありません。
身元照会先または情報源
個人（身元照会先または情報源の区分は状況によります。）がエグゼクティブ候補者に関する身元照会やフィードバックを提供するにあたり、弊社はその個人の連絡先情報、特定の職業上の詳細（職位、職業、資格、雇用履歴など）および候補者との関係などの情報を収集・処理します。これらの情報は直接的に個人、候補者または公に使用可能な情報源から取得します。弊社は、これらの情報を重要な候補者についての情報（身元照会先との関係、交際、候補者についての意見など）の収集のために使用します。また、身元照会先から得た候補者に関する身元照会やフィードバックを第三者と共有する場合には、身元照会先を特定できないようにします。さらに、弊社は身元照会先の関心を引くであろうと思われる弊社のサービスを紹介するために、身元照会先の連絡先情報を使用することがあります。
クライアントデータまたはサプライヤデータ
弊社は、業務遂行および取引関係促進の目的で、弊社のクライアントまたはサプライヤから、クライアントまたはサプライヤである会社または個人の情報を収集・使用します。収集されるデータは通常、連絡先情報（法人名、氏名、電話番号、電子メールアドレス、役職、弊社サービスに関係する取引履歴）が含まれます。
個人情報の保存場所 - 拘束的企業準則
収集された個人情報は、スペンサースチュアート専用のグローバルデータベースに保存されます。世界中のスペンサースチュアート事業所からそのデータベースにアクセスが可能です。弊社の全事業所のリストはウエブサイト（www.spencerstuart.com/global-locations）をご覧ください。弊社は、個人情報保護にあたり適切で目的に適った安全防護対策が取られていることを保証するため、本プライバシー・ポリシーに加え、欧州連合（EU）のプライバシー規制で承認された一連の拘束的企業準則を策定しました。本拘束的企業準則は、候補者や評価対象となる個人情報を、そのデータの所在地にかかわらず、適切に保護することを弊社に義務づけるものです。拘束的企業準則の完全版はこちらをご覧ください。
拘束的企業準則に関する追加情報をご希望される場合は、電子メールでスペンサースチュアート privacy@spencerstuart.comまでご連絡ください。
個人情報の使用
弊社は、本プライバシー・ポリシーに反して個人情報を処理しません。データが正確、完全、最新かつ信頼できるものであることを保証するために最善を尽くします。
候補者およびアセスメントデータ
弊社は、クライアントにサービスを提供する通常の業務手続きにおいてデータを使用します。これには、候補者のエグゼクティブ、ノン・エグゼクティブの両役職に対しての適正な評価、潜在的雇用主（スペンサースチュアートのクライアント）に対する潜在的候補者の紹介、斡旋（エグゼクティブ・サーチまたはアセスメント）のための連絡またはプロフィールの詳細の確認などが含まれます。
弊社は、弊社に学歴調査や身元調査などのサービスを提供する第三者との間で、その調査が現地法に準拠しかつ適切である場合に限り、ご利用者の個人情報を共有することがあります。またこれは、第三者である社外のストレージサービスなど弊社の委託により業務を遂行するサービス提供者との間でも同様です。そして、これらすべての第三者は、適用される情報保護法および本プライバシー・ポリシーに従って個人情報を取り扱うことが求められています。弊社は、追加情報を取得する目的で、弊社のクライアントに対して正確な候補者のプロフィールを提供できるように、身元照会先や情報源との間でご利用者の個人情報を共有することがあります。
さらに弊社は、弊社の法的権利の行使もしくはご利用者の利益保護のために必要な場合、または準拠法の問題として必要な場合、法執行機関、規制当局、政府機関または裁判所にご利用者の情報を提供することがあります。
身元照会先または情報源
弊社は、特定の候補者または潜在的な候補者に関する経験や意見などの情報の取得のため、収集したデータを使用します。身元照会先として候補者がご利用者の詳細を弊社に提供した場合、弊社は、弊社のクライアントが特定のポジションに候補者が適しているかの評価をするため、ご利用者の連絡情報を共有することがあります。身元照会先または情報源としてご利用者から提供された照会、意見またはフィードバックは、いかなる場合あってもご利用者が特定される形でクライアントと共有されません。ご利用者の連絡先情報は、その方が興味を持つであろう弊社のサービスを紹介するために使用することがあります。
クライアントデータまたはサプライヤデータ
収集されたデータはサービス提供のため使用されます。また、データ分析やベンチマーク、統計目的などの他の業務目的でデータを使用することがあります。弊社は、収集された個人情報は、その方が関心を引くと思われる弊社のサービスを紹介するために使用します。
出版物
弊社は、ご利用者本人が関心を引くと、またはご利用者の勤務先における職務に適切であろうと思われる場合、弊社の出版物を提供する目的で、都度連絡する場合があります。この情報の配信は、いつでも停止することができます。
イベント
弊社は、ご利用者にディナーやチャリティーイベントなど業界または特定の役職の方を対象としたイベントのご招待のため、都度連絡することがあります。この連絡は、いつでも停止することができます。
個人情報処理の法的根拠
本ポリシーにおける弊社が個人情報を収集・使用する法的根拠は、関係する個人情報およびそれが取得された文脈により異なります。
弊社は、連絡先情報（氏名、住所、電子メールアドレス、電話番号）の基本個人情報および履歴書に通常含まれる情報（学歴、職歴、職業経験、現地法で認可されている場合の報酬履歴など）、技能ならびにエグゼクティブ・サーチに繋がる追加情報（専門のもしくは移籍の興味）またはリーダーシップ・コンサルティングの一環で得たデータなどを、正当な理由に基づいて処理します。ただし、その情報の処理がご利用者自身のプライバシーの配慮または法に基づく権利および自由を優越する場合には、この限りではありません。
サーチ・プロセスの段階が進むにつれ、弊社は、サーチ・プロセスにおいて明らかになった追加情報、面接中に提供された情報、弊社独自のアセスメント技術やツールを使用することによって得られた情報、（本人が自発的に共有すると決定した場合の）個人的機密情報および弊社がクライアントに提供するであろう所見などの追加情報の取り扱いに関して、ご利用者に同意書への署名をお願いすることがあります。
個人情報の扱いの法的根拠についてさらにお知りになりたい場合は、電子メールでスペンサースチュアート privacy@spencerstuart.comまでご連絡ください。
情報セキュリティおよび保全
不正アクセスを防止する目的、データの正確性を維持する目的および情報の適切な利用を徹底する目的で、弊社は収集された個人情報の機密性の保護および情報の保護をし、ならびに偶発的な損失、不正アクセスまたは違法な処理を防止するために、適切な物理的、技術的およびセキュリティ上の手続を実施しています。これらの手続きは時間を掛けて見直され、法的または技術的進展に合わせて更新されます。
継続保存
スペンサースチュアートは、ご利用者の個人情報をその個人情報が収集・使用の目的に関連して必要とされる期間に限って保存します。情報保存における指針として次の基準を用います。
- ご利用者との積極的な関係を維持している期間のみ個人情報を保存します。
-
ご利用者との関係が終了しても、ご利用者の個人情報が現在または将来の正当な事業の目的に関連する場合。例として、ご利用者が弊社の役職に就いた場合の弊社の業務記録として、または弊社の法的権利の確立、行使もしくは弁護を可能とする目的として、特定の個人情報を保存することが必要となった場合。
-
弊社が法に準じ、かつクライアントに対して義務を履行したことを示すため、またはご利用者が関与したクライアントに対するコンサルティングが完了した後においても義務を果たしたことを保持し続けるため特定のデータの保存が必要となった場合。
ご利用者の権利
ご利用者は、ご自身の個人情報へのアクセス、削除、修正、更新もしくは補完する権利、個人情報の第三者への送付の要求する権利またはスペンサースチュアートからの今後の連絡の拒否をする権利を有します。さらに、随時、ご自身の個人情報の処理について異議を申し立てる権利、個人情報の処理の制限を要求する権利、第三者への個人情報の送付を要求する権利、または個人情報の扱いに関する同意を取り消す権利を有します。上記の権利の行使をされる場合には、privacy@spencerstuart.comまでご連絡ください。
弊社のデータベースから個人情報の削除を要求する場合、弊社が将来における連絡を防ぎ、データ削除の要望を記録し、クライアントに対する開示情報の記録を残す目的で、最小限度の個人情報を保存することをご了承願います。
弊社がご利用者の同意に基づいて個人情報を収集・処理した場合、ご利用者は随時その同意を取り消すことができます。なお、同意の取消しの効力は、この取消しより前に行われた処理および同意を必要としない法的根拠に基づく処理には及びません。
最後に、ご利用者は、弊社の個人情報の収集・使用に関して管轄の情報保護機関に不服申立てをする権利を有します。不服申立ての方法の詳細については、管轄のデータ保護機関にお問い合わせください。
プライバシー・ポリシーの重要な変更
スペンサースチュアートは、理由の如何を問わず、本プライバシー・ポリシーをいつでも変更または改訂する権利を有します。本プライバシー・ポリシーに重要な変更がある場合、弊社は当該変更を本ページ上に掲載し、ご利用者が変更を把握できるよう、適切な措置を取ります。変更の把握のため、随時本プライバシー・ポリシーをご覧ください。
ご自身の個人情報についてご質問がある場合は、電子メールでスペンサースチュアートprivacy@spencerstuart.comまでご連絡ください。