Introduzione
Spencer Stuart si impegna a proteggere la privacy dei vostri dati personali. Questo documento riassume la nostra politica in merito alla raccolta, all’utilizzo e al trasferimento dei dati personali, alle misure di sicurezza utilizzate da Spencer Stuart per proteggere tali dati ed ai vostri diritti rispetto agli stessi.
Le informazioni raccolte
Spencer Stuart è una società di consulenza, specializzata in servizi di executive search e leadership advisory, che raccoglie, utilizza e memorizza dati personali di diversa natura, necessari alla fornitura dei suoi servizi.
Dati relativi alla ricerca di personale executive
Nel caso di potenziali candidati per una delle nostre posizioni dirigenziali, le categorie di dati personali che raccogliamo includono: informazioni di contatto (indirizzo di posta elettronica, indirizzo di abitazione, numero di telefono), carriera professionale, istruzione, attività sociali, dettagli relativi alla remunerazione (laddove consentito dalle leggi applicabili), esperienza lavorativa, lingue, fotografie, competenze, personalità, tratti caratteriali, profilo professionale, note dei colloqui (ove applicabile), dati identificativi (stato civile, genere, nazionalità) ed eventuali contatti precedenti. Questi dati possono essere ottenuti direttamente da voi, da fonti disponibili pubblicamente e/o da terze parti in qualità di fonti/referenti, dal profilo del network professionale, da notizie pubblicate e dalle società da noi autorizzate alla verifica dei rapporti di lavoro precedenti.
Non rientra nella policy di Spencer Stuart di raccogliere dati sensibili, salvo per scopi legittimi di selezione, e pertanto suggeriamo di non comunicarci informazioni di tale natura, a meno che ciò non sia strettamente necessario.
Dati relativi alla consulenza in materia di leadership
Quando partecipate al nostro Individual Style Profile o quanto venite sottoposti a valutazioni nell’ambito dei nostri servizi, raccogliamo informazioni quali il nome, l’indirizzo di posta elettronica, il background culturale, le qualifiche, l’esperienza lavorativa, dettagli in merito all’occupazione, alle responsabilità lavorative, alle vostre opinioni professionali, unitamente ad ulteriori informazioni e risposte da voi fornite per scopi valutativi ed ai fini del colloquio. La fornitura di ulteriori dati personali, quali l’età, il genere e l’etnia, avviene su base volontaria e non influenza il risultato della valutazione.
Dati dei referenti o delle fonti
Per quanto riguarda i soggetti che forniscono referenze personali o feedback per un candidato (in base alle circostanze da classificarsi come Referenti o Fonti), raccoglieremo e tratteremo le informazioni relative di contatto, dettagli professionali (compresi titolo, occupazione qualifiche e carriera lavorativa) e sul loro rapporto con il candidato. Tali informazioni possono provenire direttamente dal candidato, oppure da Referenti/Fonti, come pure da notizie di pubblico dominio. Useremo tali informazioni per raccogliere dati rilevanti per quanto riguarda il candidato potenziale, compresi il loro rapporto, l’esperienza e l’opinione in merito a tale candidato potenziale. Non verrà comunicata la fonte da cui provengono le informazioni raccolte. Noi potremo utilizzare le informazioni ricevute da Referenti/Fonti per mettervi al corrente di servizi che potrebbero interessarvi.
Dati dei clienti e dei fornitori
Per quanto riguarda i clienti ed i fornitori di Spencer Stuart, raccogliamo e utilizziamo informazioni sull’azienda e sui membri della stessa al fine di adempiere ai nostri obblighi nei confronti dei soggetti di cui sopra e per ampliare le nostre relazioni commerciali. I dati raccolti comprenderanno generalmente le informazioni di contatto (nome, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica, ruolo e documenti aziendali relativi ai nostri servizi).
Luogo di conservazione dei dati personali – Norme vincolanti d’impresa
I dati personali raccolti sono conservati nel database globale proprietario di Spencer Stuart, accessibile da tutti gli uffici Spencer Stuart nel mondo. Un elenco completo dei nostri uffici è disponibile sul nostro sito (www.spencerstuart.com/global-locations). Al fine di garantire l’esistenza di procedure di sicurezza adeguate per la protezione dei dati personali, oltre alle pratiche di riservatezza delineate nella presente informativa sulla privacy, Spencer Stuart ha stabilito una serie di norme vincolanti d’impresa, approvate da alcune autorità di regolamentazione della privacy dell’Unione Europea. Tali norme vincolanti d’impresa costituiscono un impegno, da parte di Spencer Stuart, a proteggere adeguatamente i dati personali trattati per quanto riguarda i candidati e le persone valutate, indipendentemente dal luogo di conservazione dei dati. Una copia integrale delle nostre Norme Vincolanti d’Impresa è disponibile qui.
Per maggiori informazioni in merito alle norme vincolanti d’impresa, si prega di contattare Spencer Stuart all’indirizzo privacy@spencerstuart.com.
Come utilizziamo i dati personali
Non tratteremo i dati personali in un modo incompatibile con quanto delineato nella presente informativa sulla privacy e ci impegneremo quanto più possibile per assicurarci che i dati siano accurati, completi, attuali e affidabili per le finalità previste.
Dati dei candidati e delle valutazioni
Nel corso della nostra attività professionale, utilizziamo i dati per la fornitura dei nostri servizi ai clienti, tra cui la valutazione sui candidati ritenuti idonei a ricoprire ruoli executive e non, la presentazione di potenziali candidati a possibili datori di lavoro (i clienti di Spencer Stuart), nonché per verificare/aggiornare il vostro profilo oppure contattarvi per un incarico (ricerca di personale executive o valutazione).
I vostri dati personali potranno anche essere condivisi con terze parti, impegnate nella fornitura di servizi, quali la verifica dei precedenti rapporti di lavoro e/o del curriculum scolastico, nella misura prevista dalla normativa vigente, oppure a fornitori esterni di servizi di archiviazione di documenti, vincolati dalla legge applicata in materia di protezione dei dati e dalla nostra informativa sulla privacy. I vostri dati personali potranno anche essere condivisi con Referenti o Fonti, al fine di ottenere informazioni aggiuntive, per presentare un profilo più accurato ai nostri clienti.
Infine, le vostre informazioni potranno anche essere condivise con le autorità competenti, con enti governativi e normativi o in tribunale, qualora dovesse rivelarsi necessario per esercitare i nostri diritti legali, proteggere i vostri interessi o per questioni di diritto applicabile.
Dati dei Referenti o delle Fonti
I dati raccolti verranno utilizzati per ottenere informazioni in merito alla vostra esperienza, alle opinioni e alle idee nei confronti di un particolare candidato, potenziale o meno. Se un candidato vi individua come Referente e ci fornisce i vostri dettagli , possiamo condividere tali informazioni con i nostri clienti, per consentire loro di valutare un candidato per una posizione specifica. Qualsiasi riferimento, opinione o feedback che fornirete in qualità di Referenti o Fonti non verrà in nessun caso attribuito a voi, se condiviso con una società cliente. Le informazioni da voi fornite potranno essere utilizzate anche al fine di mettervi al corrente di servizi che potrebbero interessarvi.
Dati dei Clienti o dei Fornitori
I dati raccolti saranno utilizzati nell’ambito della fornitura dei nostri o dei vostri servizi professionali. Potremo anche utilizzare tali dati per altri fini professionali, compresa l’analisi degli stessi, il benchmarking e la realizzazione di statistiche, nonché per mettervi al corrente di servizi che potrebbero interessarvi
Capitale intellettuale
Potremo contattarvi per condividere contenuti relativi a capitale intellettuale e leadership, da noi pubblicati, qualora ritenuti di vostro interesse per il vostro ruolo all’interno dell’ azienda. È possibile rinunciare alla ricezione di queste informazioni in qualsiasi momento.
Convocazioni
Potremo invitarvi a partecipare a eventi dedicati al vostro settore o al vostro ruolo, per esempio una cena o un’iniziativa di beneficienza. È possibile rinunciare alla ricezione di queste informazioni in qualsiasi momento.
Base giuridica per il trattamento dei dati personali
La base giuridica di Spencer Stuart per la raccolta e l’utilizzo dei dati personali, come descritto nella presente informativa sulla privacy, è regolata in base alle informazioni oggetto del trattamento e dal contesto in cui sono state ottenute.
Tratteremo i vostri dati personali di base, come per esempio le vostre informazioni di contatto (nome, indirizzo di abitazione posta elettronica, numero di telefono), le informazioni generalmente incluse in un curriculum vitae (istruzione, carriera professionale, esperienza lavorativa, dettagli relativi alla remunerazione laddove consentito dalla normativa locale, ecc.) e le competenze, unitamente ad altre informazioni che potrebbero essere utilizzate per valutare la vostra candidatura per una posizione di vostro interesse (tra cui interessi professionali e interesse a un eventuale interesse di rilocazione) o dati ottenuti nell’ambito dei servizi di consulenza in materia di leadership, sulla base di interessi legittimi, a condizione che il trattamento di tali dati non sia in contrasto con i vostri interessi connessi alla privacy o con i vostri diritti così come stabilito dalla legge.
Una volta raggiunti gli step successivi del processo di ricerca, vi chiederemo di firmare un modulo di consenso per ulteriori attività di trattamento dei dati, tra cui informazioni aggiuntive che potrebbero emergere durante il processo di ricerca e durante i colloqui, oppure ottenute tramite le nostre tecniche e i nostri strumenti proprietari di valutazione, dati personali sensibili (forniti da voi su base volontaria) e tutte le analisi che forniremo ai nostri clienti.
Per ulteriori informazioni sulla base giuridica del trattamento dei dati personali, si prega di contattare Spencer Stuart all’indirizzo privacy@spencerstuart.com.
Sicurezza e integrità delle informazioni
Per evitare accessi non autorizzati, mantenere l’accuratezza dei dati e garantire l’utilizzo corretto delle informazioni, Spencer Stuart ha implementato procedure legali, tecniche e di sicurezza adeguate al fine di garantire la riservatezza e la salvaguardia dei dati personali raccolti e per prevenire perdite accidentali, accessi non autorizzati o trattamenti illeciti. Tali misure saranno riesaminate nel tempo e migliorate per rappresentare lo stato dell’arte degli sviluppi tecnologici e legali.
Conservazione
Spencer Stuart conserverà i dati personali solamente per il tempo necessario in relazione agli scopi per cui sono stati originariamente raccolti e utilizzati. I seguenti criteri fungeranno da linee guida nella conservazione delle informazioni:
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Conserveremo i dati personali per un periodo pari alla durata della nostra relazione con voi;
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Al termine di tale relazione, i vostri dati personali potrebbero essere ancora rilevanti per finalità commerciali legittime, attuali o future; per esempio potremmo dover conservare alcune tipologie di dati per nostra documentazione se vi è stato assegnato un ruolo tramite i nostri servizi e per stabilire, esercitare e difendere i nostri diritti;
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Potremo dover conservare alcuni dati per poter dimostrare la nostra conformità e di aver rispettato i nostri doveri nei confronti dei nostri clienti o per continuare ad adempiere ai nostri obblighi una volta terminato l’incarico per un cliente con cui siete stati coinvolti.
I vostri diritti
Avete il diritto di accedere, cancellare, correggere, aggiornare o completare i vostri dati personali, di richiederne il trasferimento a terze parti o di chiedere di non essere più contattati da Spencer Stuart. Inoltre, avete il diritto di opporvi al trattamento dei vostri dai personali, di chiederci di limitarlo, di trasferire i dati a terze parti e di revocare il consenso in qualsiasi momento. Per esercitare tali diritti, si prega di contattare Spencer Stuart all’indirizzo privacy@spencerstuart.com.
Su vostra richiesta di cancellazione dei vostri dati personali dal nostro database, si prega di tenere presente che potremo conservarne una minima parte per evitare di ricontattarvi in futuro, per registrare la vostra intenzione a non essere ricontattati e per mantenere un registro delle informazioni divulgate ai nostri clienti.
Allo stesso modo, se abbiamo raccolto e trattato alcuni dati sulla base del vostro consenso, potete revocarlo in qualsiasi momento. La revoca del consenso non avrà effetto sul trattamento eseguito prima della stessa e non influenzerà il trattamento eseguito su una base legale diversa dal consenso.
Infine, avete il diritto di presentare un reclamo all’autorità competente per la protezione dei dati nella vostra giurisdizione in merito alla raccolta e utilizzo delle vostre informazioni personali da parte di Spencer Stuart. Per ulteriori informazioni su come presentare un reclamo, si prega di contattare l’autorità locale competente in materia di protezione dei dati.
Modifiche materiali all’informativa sulla privacy
Spencer Stuart si riserva il diritto di modificare o rettificare l’informativa sulla privacy in qualsiasi momento e per qualsiasi ragione. In caso di modifiche materiali all’informativa sulla privacy, queste verranno pubblicate qui e noi adotteremo le misure appropriate per mantenervi informati. Si prega di consultare la presente informativa sulla privacy per restare aggiornati.
In caso di ulteriori domande sui dati personali, si prega di contattare Spencer Stuart all’indirizzo privacy@spencerstuart.com.