Politique de confidentialité

Introduction

Spencer Stuart s’engage à protéger la confidentialité de vos données personnelles. Cette déclaration résume notre politique concernant la collecte, l’utilisation et le transfert de vos données personnelles, les mesures de sécurité que Spencer Stuart emploie pour protéger ces données et vos droits à cet égard.

Les informations que nous recueillons

Spencer Stuart est une société de conseil en leadership et de recrutement de cadres dirigeants qui recueille, utilise et stocke une multitude de données personnelles nécessaires pour assurer de tels services.

Données pour la recherche de cadres dirigeants

Si vous êtes un candidat potentiel pour l’une de nos missions de recrutement, les types de données personnelles que nous collectons peuvent inclure : coordonnées (adresse électronique, adresse, numéro de téléphone), historique de carrière, historique de formation, activités à caractère social, détails de rémunération (lorsque la législation applicable le permet), expérience professionnelle, langues parlées, photographies, compétences et préférences individuelles, personnalité, traits de caractère, profil de votre style professionnel, compétences exécutives, notes d’entrevue (s’il y a lieu), données d’identification (état civil/marital, sexe, nationalité) et historique des contacts. Ces données peuvent être obtenues directement auprès de vous, par le biais de sources d’information publiques et/ou de tierces parties telles que les sources/références, votre profil professionnel sur les réseaux sociaux, les actualités et nos fournisseurs agréés de vérification des antécédents. 

Spencer Stuart n’a pas pour politique de rechercher des informations sensibles vous concernant à moins de le faire à des fins de recrutement légitimes et nous vous suggérons de ne pas fournir d’informations de cette nature à moins que cela ne soit nécessaire.

Données pour le Conseil en Leadership

Si vous participez à notre Individual Style Profile ou si vous êtes évalué dans le cadre de nos services, il se peut que nous recueillions des renseignements tels que votre nom et votre adresse électronique, vos antécédents culturels, vos compétences, votre expérience professionnelle, des détails concernant votre emploi, vos responsabilités professionnelles, vos opinions et points de vue professionnels, ainsi que toute autre information et réponse que vous pouvez fournir durant les évaluations et les entrevues. La transmission de données personnelles supplémentaires telles que l’âge, le sexe et l’origine ethnique est volontaire et n’affectera pas les résultats de l’évaluation.

Données pour une Référence ou une Source

Si vous fournissez des références ou des commentaires personnels pour un candidat (selon les circonstances, nous pouvons vous classer en tant que référence ou source), il se peut que nous recueillions et traitions vos coordonnées, certains détails professionnels (comme le titre, la profession, les qualifications et l’historique d’emploi) et votre lien avec le candidat. Nous pouvons recueillir ces renseignements directement auprès de vous, du candidat ou de sources publiques. Nous utiliserons ces renseignements pour recueillir des informations pertinentes sur le candidat potentiel, comme vos liens, votre expérience et votre opinion à son sujet. Toute référence ou tout commentaire que vous fournissez au sujet d’un candidat ne vous seront pas attribués s’ils ont été partagés avec des tiers. Nous pouvons également être amenés à utiliser vos coordonnées pour vous contacter dans le cadre de l’un de nos services susceptibles de vous intéresser.

Données sur le Client ou le Fournisseur

Si vous êtes un client ou fournisseur Spencer Stuart, nous recueillerons et utiliserons les données concernant votre entreprise et les personnes au sein de votre entreprise dans le but de remplir nos obligations envers vous et de faire progresser notre relation d’affaires. Les données recueillies comprennent généralement vos coordonnées (nom, numéro de téléphone, adresse électronique, titre du poste et dossier professionnel lié à nos services).

Où les données personnelles sont-elles conservées ? - Règles d’entreprise contraignantes

Les données personnelles recueillies sont conservées dans la base de données mondiale, et exclusive, de Spencer Stuart, qui est accessible à tous les bureaux de Spencer Stuart dans le monde entier. La liste complète de nos bureaux est disponible sur notre site Web (www.spencerstuart.com/global-locations). Afin d’assurer que les garanties appropriées pour la protection de vos données personnelles sont en place, Spencer Stuart a établi, en plus des pratiques de confidentialité définies dans la présente politique de confidentialité, un ensemble de règles d’entreprise contraignantes, approuvées par plusieurs organismes de réglementation de l’Union européenne en matière de protection de la vie privée. Ces règles d’entreprise contraignantes représentent l’engagement de Spencer Stuart envers la protection adéquate des données personnelles des candidats et des personnes évaluées que nous traitons, quel que soit le lieu où elles se trouvent. Une copie complète de nos règles d’entreprise contraignantes peut être consultée ici.

Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires au sujet des règles d’entreprise contraignantes, veuillez envoyer un e-mail à Spencer Stuart à l’adresse privacy@spencerstuart.com.

Comment utilisons-nous les données personnelles ?

Nous ne traiterons pas vos données personnelles de manière contraire à ce qui est décrit dans la présente politique de confidentialité, et nous ferons de notre mieux pour nous assurer que les données sont exactes, complètes, à jour et fiables pour l’usage auquel elles sont destinées.

Données des Candidats et d’Evaluation

Nous utilisons ces données dans le cours normal de nos activités pour fournir nos services aux clients. Cela peut inclure l’évaluation de votre aptitude à occuper des postes de direction exécutive ou non-exécutive, la présentation de votre candidature à des employeurs potentiels (clients de Spencer Stuart), vous contacter pour une de nos missions (recherche ou évaluation de cadres) ou de vérifier les détails de votre profil.

Vos données personnelles peuvent également être partagées avec des tiers que nous avons engagés pour fournir des services tels que des vérifications du cursus de formation et/ou des vérifications d’antécédents, dans la mesure où les vérifications effectuées sont appropriées et conformes à la législation locale, ainsi qu’avec nos fournisseurs de services tiers qui exercent des fonctions pour notre compte, tels que les fournisseurs de stockage de documents externalisés, qui seront tous tenus de traiter vos informations personnelles conformément aux lois applicables en matière de protection des données et à la présente politique de confidentialité. Vos données personnelles peuvent également être partagées avec des Référents ou des sources afin d’obtenir des renseignements supplémentaires à votre sujet pour que nous puissions fournir un profil plus précis à nos clients.

Enfin, vos informations peuvent également être partagées avec tout organisme d’application de la loi, organisme de réglementation ou gouvernemental compétent, ou un tribunal si nécessaire pour exercer nos droits légaux, protéger vos intérêts ou dans le cadre de la loi applicable.

Données des Références ou des Sources

Nous utiliserons les données recueillies pour obtenir des informations sur votre expérience, vos réflexions et votre avis sur un candidat en particulier ou potentiel. Si un candidat nous fournit vos coordonnées en tant que Référence, nous sommes susceptibles de partager vos coordonnées avec nos clients afin de permettre à nos clients d’évaluer un candidat pour un poste spécifique. Tout commentaire, référence ou opinion que vous fournissez au sujet d’un candidat en tant que Référence ou Source ne vous seront pas attribués si vous les avez partagés avec un client. Nous pouvons également être amenés à utiliser vos coordonnées pour vous contacter dans le cadre de l’un de nos services susceptibles de vous intéresser.

Données sur le Client ou le Fournisseur

Les données recueillies seront utilisées dans le cadre de la dispense de nos services ou des vôtres. Nous pouvons également utiliser ces données à des fins commerciales, y compris à des fins d’analyse de données, d’analyse comparative et de statistiques. Nous pouvons également être amenés à utiliser les données personnelles recueillies pour vous contacter dans le cadre de l’un de nos services susceptibles de vous intéresser.

Capital intellectuel

Nous sommes susceptibles de communiquer avec vous de temps à autre pour partager du capital intellectuel et des réflexions sur le leadership que nous avons publiés, lorsque nous estimons qu’ils pourraient vous intéresser ou être pertinents pour votre rôle au sein de votre organisation. Vous pouvez refuser de les recevoir à tout moment.

Convocation

De temps à autre, nous pouvons vous contacter pour vous inviter à assister à un événement propre à votre secteur d’activité ou à votre rôle, comme un dîner ou un événement de bienfaisance. Vous pouvez refuser de recevoir ces invitations à tout moment.

Base juridique pour le traitement de vos données personnelles

Le fondement juridique de Spencer Stuart pour la collecte et l’utilisation des données personnelles décrites dans la présente politique dépendra des données en cause et du contexte dans lequel ils ont été obtenus.

Nous traiterons les données personnelles de base vous concernant, telles que vos coordonnées (nom, adresse, courriel, numéro de téléphone), les informations qui seraient normalement incluses dans un curriculum vitae (historique de formation, historique d’emploi, expérience professionnelle, historique de rémunération lorsque la loi locale le permet, etc.), et les compétences, ainsi que toute information supplémentaire qui peut nous aider à vous mettre en relation avec une mission de recrutement (comme les intérêts professionnels ou les intérêts de réinstallation) ou avec les données que nous pouvons avoir obtenues dans le cadre de nos services de conseil en leadership, sur la base d’intérêts légitimes, à condition que le traitement de ces informations n’outrepasse pas vos propres intérêts en matière de confidentialité ou vos droits et libertés tels que prévus par la loi.

Une fois le processus de recherche engagé, nous vous demanderons de signer un formulaire de consentement pour les activités de traitement de données supplémentaires, comme les renseignements additionnels qui pourraient être révélés au cours du processus de recherche, les renseignements que vous pourriez fournir pendant les entrevues, les renseignements obtenus grâce à l’utilisation de nos techniques et outils d’évaluation exclusifs, les données personnelles sensibles (si vous décidez de les partager volontairement), ainsi que tout renseignement que nous pourrions fournir à nos clients.

Si vous avez besoin de plus amples informations concernant la base juridique sur laquelle nous traitons vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : privacy@spencerstuart.com.

Sécurité et Intégrité de l’information

Pour empêcher l’accès non autorisé, maintenir l’exactitude des données et assurer leur utilisation légitime, Spencer Stuart a mis en œuvre des procédures de sécurité, juridiques, physiques et techniques appropriées afin de protéger la confidentialité et sauvegarder les données personnelles recueillies, et prévenir la perte accidentelle, l’accès non autorisé ou le traitement illégal. Ces mesures seront révisées au fil du temps et mises à jour afin de rester à la pointe de l’évolution juridique et technologique.

Conservation

Spencer Stuart ne conservera vos données personnelles que le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles elles sont collectées et utilisées. Les critères suivants seront utilisés pour nous guider dans la conservation de vos informations :

• nous conservons les données personnelles aussi longtemps que nous entretenons une relation active avec vous ;
• si notre relation avec vous est terminée, vos données personnelles pourraient toujours être pertinentes pour nos intérêts commerciaux légitimes actuels ou futurs. Par exemple, nous pouvons être tenus de conserver certaines données personnelles pour nos dossiers d’entreprise si vous avez eu un rôle dans nos services, ou pour nous permettre d’établir, d’exercer ou de défendre nos droits légaux ;
• il se peut que certaines données doivent être conservées afin de démontrer que nous sommes en conformité et que nous avons rempli nos obligations envers nos clients ou pour continuer à remplir nos obligations une fois que nous avons terminé une mission pour nos clients dans laquelle vous avez été impliqué.

Vos droits

Vous avez le droit d’accéder, d’effacer, de corriger, de mettre à jour ou de compléter vos données personnelles, de demander le transfert de vos données personnelles à un tiers, ou de demander de ne plus avoir de contact avec Spencer Stuart. En outre, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles, de nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles, de demander le transfert de vos données personnelles à un tiers ou de retirer votre consentement à tout moment. Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, vous pouvez contacter privacy@spencerstuart.com.

Si vous nous demandez de supprimer vos données personnelles de notre base de données, veuillez noter que nous pourrons conserver un minimum d’informations personnelles vous concernant afin d’empêcher tout contact futur, enregistrer votre souhait de voir vos données supprimées et conserver une trace des données transmises à nos clients.

De même, si nous avons collecté et traité vos données personnelles avec votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement n’affectera aucun traitement effectué avant votre retrait et ne modifiera pas le traitement sur la base de motifs de traitement légaux autres que le consentement.

Enfin, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente de votre juridiction concernant la collecte et l’utilisation de vos données personnelles. Pour plus d’informations sur la façon de déposer une plainte, veuillez contacter votre autorité locale de protection des données.

Changements importants à la politique de confidentialité

Spencer Stuart se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment et pour n’importe quelle raison. Si des modifications importantes sont apportées à la politique de confidentialité, nous afficherons ces modifications ici et prendrons les mesures appropriées pour vous tenir informé. Veuillez consulter de temps à autre cette politique de confidentialité pour vous tenir au courant.

Si vous avez des questions concernant vos données personnelles, veuillez envoyer un e-mail à Spencer Stuart à l’adresse privacy@spencerstuart.com.